Politique de confidentialité

Notre engagement

L’agence des Services globaux pour enfants est engagée à la protection des renseignements personnels de ses clients et des fournisseurs de services indépendants et affiliés à notre agence. Notre politique sur la protection de l’information personnelle est conforme à la Loi fédérale sur la Protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE).

Définition de: renseignements personnels

Renseignements personnels signifient toute information, documentée ou non, identifiant un individu en particulier. Il pourrait s’agir d’information à nature objective (par exemple, l’âge de votre enfant ou votre numéro de téléphone domiciliaire), ou de l’information à nature subjective (par exemple, le progrès de votre enfant dans son milieu de garderie).

Notre responsabilité

La directrice exécutive des Services globaux pour enfants est l’officier en chef de la protection des renseignements personnels pour l’agence, et doit s’assurer que tous les programmes et services des Services globaux pour enfants se conforment aux règlements de la protection des renseignements personnels. L’officier en chef pourrait, de temps à autres, déléguer une autre personne de l’agence, à agir en son nom en tant qu’officier en chef de la protection des renseignements personnels. L’information au sujet de la procédure à suivre pour communiquer avec la directrice exécutive se trouve à la fin de ce document.

Nous faisons la collecte de renseignements personnels dans le but de mieux vous servir (et parce que nous devons le faire!)

Nous recueillons, produisons, utilisons et dévoilons des renseignements personnels, seulement pour les raisons qui suivent :

• Identifier les clients des Services globaux pour enfants (les enfants et leurs parents/tuteurs
• Pour communiquer avec notre clientèle
• Pour protéger et garantir la santé et la sécurité des enfants qui nous sont confiés
• Pour communiquer aux parents les activités quotidiennes des enfants
• Afin de fournir des services de qualité maximale et individuels pour chaque enfant
• Afin d’assurer la qualité des services de garde et le progrès des enfants inscrits à nos programmes
• Afin de s’assurer de la flexibilité des services et que ces services continuent à rencontrer les besoins uniques de chaque enfant
• Afin de s’assurer que le service que nous offrons est respectueux des différentes origines religieuses et/ou culturelles
• Afin de rencontrer les exigences de l’agence selon la loi, les règlements et les contrats
• Afin de donner/faire parvenir de l’information aux clients éventuels
• Pour procéder aux applications/demandes de services de garde
• Pour inscrire des clients à la liste d’attente
• Afin de déterminer l’éligibilité pour un service de garde et assurer un placement approprié pour votre enfant dans un de nos programmes de garde
• Afin d’assister les parents dans l’obtention et la continuité de frais subventionnés provenant de la ville d’Ottawa
• Lorsqu’il s’agit d’un arrangement dans un milieu de garde à domicile, nous voulons assurer la meilleure compatibilité possible entre l’enfant et la gardienne
• Afin de procéder à la sélection, évaluation et approbation de gardiennes éventuelles affiliées à notre programme
• Pour assurer le processus de paiements aux fournisseurs de services affiliés à notre agence
• Afin de suivre les consignes du ministère provincial de l’Éducation, de la ville d’Ottawa et de l’Agence du revenu du Canada en ce qui regarde nos registres
• Afin d’assister, si nécessaire, les Services d’inclusion pour jeunes enfants à déterminer le niveau d’appui pouvant être offert aux enfants qui sont éligibles à ces services.
• Afin de recueillir des statistiques selon la demande de nos bailleurs de fonds
• Afin d’administrer nos programmes et nos services.

Divulgation de vos renseignements personnels

À moins qu’il s’agisse de raisons telles qu’indiquées dans la section précédente ou que la loi l’exige, les Services globaux pour enfants ne dévoilera pas, à aucun autre parti, vos renseignements personnels qu’elle a sous son contrôle. Nous ne faisons pas l’échange, la vente, le trafic ou ne donnons pas à quiconque, l’information de nos clients.

Nous obtenons votre consentement

Nous recueillerons, utiliserons ou dévoilerons l’information seulement pour les raisons telles qu’indiquées plus haut et ceci seulement avec votre consentement. Pour la plupart des situations, votre consentement sera obtenu (de vive voix ou par écrit), tout particulièrement, quand l’information en question est de nature délicate ou confidentielle telle l’histoire médicale de l’enfant ou le numéro de compte de banque d’un client. Les services globaux pour enfants répondra, dans des cas extrêmement rares, à une requête de dévoilement d’information personnelle, en accord avec votre consentement dit implicite c’est-à-dire lorsque nous pouvons inférer raisonnablement de ce consentement, à partir de vos actions ou inactions. Par exemple, nous demandons l’âge et la date de naissance de votre enfant afin de procéder à une application pour un service de garde. Nous nous fierons au consentement implicite des parents aussi pour le dévoilement de la date de naissance de l’enfant afin de célébrer le jour de sa naissance.

Vous êtes libres, en tout temps, de retirer un consentement spécifique en ce qui concerne votre information personnelle, mais les Services globaux pour enfants se réserve le droit de terminer ses services envers votre enfant, si cette information est essentielle et nécessaire ou exigée par la loi afin d’offrir un service de garde de qualité à votre enfant.

Nous aimons garder la collecte d’informations personnelles à son minimum

Nous recueillons, utilisons et dévoilement votre information personnelle seulement pour les raisons que nous avons énumérées plus haut. S’il arrivait que nous devions recueillir de l’information pour autre raison que celles déjà identifiées, veuillez être assurés que nous ferions en sorte d’obtenir votre consentement pour la cueillette de cette nouvelle information pour une raison bien spécifique, par exemple, si nous voulons photographier votre enfant pour la publication de notre guide de référence pour parents, votre consentement par écrit nous sera nécessaire.

La retenue de l’information personnelle

Nous gardons votre information personnelle seulement aussi longtemps que les raisons de la cueillette sont valides et/ou tel qu’exigé par les politiques et règlements dictant les opérations de notre agence.Par exemple, la loi provinciale définie dans la Loi de 2014 sur la garde d’enfants et la petite enfance est à la base de notre permis d’opération et exige que nous conservons les dossiers des enfants pour une période de trois ans à partir du lendemain de la dernière journée de garde de l’enfant dans un de nos programmes. Après que l’information n’est plus considérée nécessaire, selon les raisons listées plus haut ou sur le plan législatif, nous détruisons l’information personnelle ou la traitons dans l’anonymat.

L’exactitude des renseignements personnels

Nous faisons tout en notre pouvoir afin de s’assurer que votre information personnelle est juste et à jour. Nous comptons sur vous pour nous informer, dans un délai acceptable, des changements que vous voulez porter à votre dossier afin que nous ayons, en tout temps, votre information personnelle à jour. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de la santé et de la sécurité de votre enfant. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’une urgence, il est essentiel d’avoir accès, aussitôt que possible, à vos numéros de téléphone et à la personne que vous avez désignée comme étant un contact alternatif advenant où il serait impossible de vous rejoindre.

La confidentialité des renseignements personnels

La sécurité des renseignements personnels que vous nous avez confiés est notre priorité. Nous limitons l’accès à votre information personnelle à ceux et celles qui en ont besoin afin de vous offrir des services. L’information qui est emmagasinée dans notre système électronique est protégée par des pare-feux et mots de passe empêchant toute intrusion ou acte de piraterie dans notre système. Tous nos dossiers sont gardés sous clé. Les employés des Services globaux pour enfants sont informés de l’importance de la confidentialité et de la sécurité de votre information personnelle. Tous les employés des Services globaux pour enfants et les fournisseurs de services affiliés à notre agence doivent se soumettre à nos politiques et règlements en ce qui concerne le respect de la confidentialité de l’information personnelle d’un client.

Vous avez le droit d’accès à vos renseignements personnels

Les individus ont le droit d’accès à leur propre information personnelle ou à l’information personnelle de leurs enfants qui est sous la possession ou le contrôle des Services globaux pour enfants. Vous avez aussi le droit de savoir si votre information personnelle a été dévoilée à d’autres personnes.

Les demandes d’accès à l’information personnelle doivent être faites par écrit et adressées à l’officier en chef de la protection des renseignements personnels: Arlene Ross, Directrice exécutive, Services globaux pour enfants, 1714, chemin Montréal, Ottawa, Ontario, K1J 6N5.

L’officier en chef devra répondre à votre demande dans un délai de 30 jours. Les services globaux pour enfants a le droit, dans certaines situations, de refuser votre demande. Ces situations incluent mais ne sont limitent pas à : de l’information privilégiée entre un avocat et son client; de l’information concernant de l’information personnelle d’un autre individu; de l’information recueillie pour une investigation ou pour une procédure légale qui est en marche; si la demande d’accès touche de l’information personnelle particulière, pouvant mettre en danger la vie ou la sécurité d’un individu; ou si l’accès à l’information personnelle risque de mettre en danger la sécurité ou la santé physique ou mentale d’un autre individu.

Des preuves d’identité acceptables seront exigées avant que la permission d’accès soit autorisée.

Les services globaux pour enfants a le droit d’imposer des frais, d’un montant raisonnable, si vous demandez des copies de vos renseignements personnels que nous avons en notre possession.

Vous avez des questions?

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la cueillette, de l’utilisation ou du dévoilement de vos renseignements personnels que vous avez confiés aux Services globaux pour enfants, veuillez les faire parvenir par écrit, dans une enveloppe libellée confidentielle, à notre officier en chef de la protection des renseignements personnels:

Arlene Ross
Directrice exécutive
Services globaux pour enfants
1714, chemin Montréal
Ottawa, Ontario,
K1J 6N5